La fase de planificación del proyecto es la segunda fase en el ciclo de vida del proyecto. Se trata de la creación de un conjunto de planes para ayudar a guiar a su equipo a través de las fases de ejecución y cierre del proyecto.
En esta etapa, los beneficios y los costos del proyecto se han documentado claramente, los objetivos y el alcance se han definido, el equipo del proyecto ha sido nombrado y se ha establecido un ambiente formal para la oficina del proyecto. Ahora es el momento de llevar a cabo una planificación detallada para garantizar que las actividades realizadas en la fase de ejecución del proyecto estén debidamente secuenciadas, dotadas de recursos, ejecutadas y controladas.
Los planes creados durante esta fase le ayudarán a administrar el tiempo, el costo, la calidad, los cambios, los riesgos y los problemas. También ayudarán a gestionar el personal y los proveedores externos, para asegurar que usted entregue el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Hay 10 pasos de planificación del proyecto que usted necesita ejecutar para completar la fase de planificación del proyecto de manera eficiente. Estos pasos se muestran a continuación:
Desarrollar el Plan de Proyecto
La creación de un plan de proyecto integral es fundamental para el éxito del proyecto. El Plan del Proyecto identifica la estructura de desglose del trabajo (EDT) de las fases, actividades y tareas que se emprenderán para completar el proyecto. Identifica la secuencia, duración y dependencias de tareas, así como los recursos genéricos y los gastos financieros necesarios para completar el proyecto.
Desarrollar el Plan de Recursos
Inmediatamente después de que el plan del proyecto es elaborado, es necesario asignar los recursos necesarios para llevar a cabo cada una de las actividades y tareas dentro del plan del proyecto. La mano de obra, equipos y materiales requeridos deben enumerarse y la cantidad de cada recurso cuantificados. Por último, el uso de los recursos debe ser programado para proporcionar al Gerente de Proyectos una visión completa de la cantidad total de recursos necesarios para cada etapa del proyecto.
Desarrollar el Plan Financiero
Al igual que en el Plan de Recursos, un plan financiero es elaborado para identificar la cantidad de dinero requerida para cada etapa del proyecto. El costo total de la mano de obra, equipos y materiales se cuantifican y un calendario de gastos se define para proporcionar al administrador de proyectos una comprensión de la previsión de gasto frente al gasto real durante todo el proyecto. La preparación de un plan financiero detallado es extremadamente importante ya que el éxito del proyecto dependerá de si el proyecto es o no entregado dentro de las estimaciones de tiempo, costo y calidad previstas.
Desarrollar el Plan de Calidad
Satisfacer las expectativas de calidad del cliente es fundamental para el éxito del proyecto. Para asegurarse de que las expectativas de calidad estén claramente definidas y que pueden ser logradas razonablemente, un Plan de Calidad se documenta.
El Plan de Calidad:
- Define lo que significa la calidad en cuanto a este proyecto.
- Lista objetivos claros e inequívocos de calidad de cada entregable. Cada objetivo de calidad proporciona un conjunto de criterios y estándares que se deben alcanzar para satisfacer las expectativas del cliente.
- Describe un plan de actividades para asegurarle al cliente que se cumplan los objetivos de calidad (es decir, un Plan de Aseguramiento de la Calidad).
- Identifica las técnicas que se utilizan para controlar el nivel de calidad de cada entregable ya que esté construido (es decir, un Plan de Control de Calidad).
Por último, es importante revisar la calidad no sólo de los entregables producidos por el proyecto, sino también de los procesos de gestión que los producen. Un resumen de cada uno de los procesos de gestión llevados a cabo durante la fase de ejecución se identifica, incluyendo el tiempo, costo, calidad, cambios, riesgos, emisión, adquisiciones, aceptación y gestión de las comunicaciones.
Desarrollar el Plan de Riesgos
La gestión de riesgos del proyecto es un proceso crítico en el ciclo de vida del proyecto. Para mitigar el riesgo con eficacia, todos los riesgos previsibles del proyecto se identifican y se clasifican en términos de su probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial en el proyecto. Los riesgos son priorizados y un conjunto de acciones identificadas para reducir la probabilidad de cada riesgo y su impacto en el proyecto en caso de producirse.
Desarrollar el Plan de Aceptación
La clave para el éxito del proyecto es ganando la aceptación por parte del cliente de que cada entregable producido cumple o supera sus necesidades. Para asegurarse de que la aceptación del cliente se solicita para cada entregable producido por el proyecto, se crea un Plan de Aceptación. El Plan de Aceptación proporciona los criterios para obtener la aceptación del cliente, un cronograma para la revisión en la que se buscará la aceptación del cliente y un resumen de los procedimientos utilizados para obtener la aceptación por parte del cliente de cada entregable.
Desarrollar el Plan de Comunicaciones
Antes de la fase de ejecución, también es necesario identificar cómo cada uno de los grupos de interés se mantendrá informados sobre el desarrollo del proyecto. El Plan de Comunicación identifica los tipos de información que serán distribuidos, los métodos de distribución de información a los interesados, la frecuencia de la distribución y las responsabilidades de cada persona en el equipo del proyecto para la distribución periódica a las partes interesadas de la información.
Desarrollar el Plan de Adquisiciones
La última actividad de planificación dentro de la fase de planificación es identificar los elementos del proyecto que serán adquiridos de proveedores externos. El Plan de Adquisiciones ofrece una descripción detallada de los productos (es decir, bienes y servicios) a ser adquiridos de proveedores, la justificación de la adquisición de cada producto externamente, en lugar de desde el interior de la empresa, así como el calendario para la adquisición. También hace referencia al proceso de selección de un proveedor preferido («Proceso de Licitación») y el proceso de la orden y la entrega de los productos adquiridos («Proceso de Contratación»).
Contrato Proveedores
Aunque los proveedores externos pueden ser nombrados en cualquier etapa del proyecto, se suele designar a los suplidores después de que los planes del proyecto se han documentado, pero antes de la fase de ejecución del proyecto. Sólo en este punto el director de proyecto tendrá una idea clara del papel del proveedor y las expectativas para su entrega. Con una visión clara de los artículos a que deben ser adquiridos, el equipo del proyecto se establece para seleccionar y contratar uno o un pequeño número de proveedores preferentes para el proyecto. Esto puede implicar:
- Definición de un proceso de selección para seleccionar los proveedores preferidos.
- La emisión de una declaración de trabajo para documentar los requisitos de contratación del proyecto.
- La emisión de una solicitud de información a un grupo de proveedores potenciales para que puedan registrar su interés en el abastecimiento del proyecto.
- La emisión de una solicitud de propuesta a una lista corta de proveedores para que puedan presentar una propuesta formal para el suministro del proyecto.
- La negociación de contratos de proveedores para acordar sobre el conjunto de responsabilidades, los términos y las condiciones para la oferta de productos al proyecto.
Realizar Fase de Verificación
Con una comprensión detallada de las actividades, recursos, finanzas y relaciones con los proveedores necesarios para llevar a cabo el proyecto, el equipo está listo para entrar en la fase de ejecución. Una revisión de fase se lleva a cabo para garantizar que todas las actividades de planificación requeridas han sido completadas para proporcionar la aprobación oficial para proceder a la fase de ejecución del proyecto.
Después de definir el proyecto y nombrar al equipo del proyecto, usted está listo para entrar en la fase de planificación detallada del proyecto. Esto implica la creación de un conjunto de documentos de planificación para ayudar a guiar el equipo a lo largo del proyecto. La fase de planificación consiste en completar los siguientes 10 pasos clave:
- Crear un plan de proyecto
- Crear un Plan de Recursos
- Crear un plan financiero
- Crear un Plan de Calidad
- Crear un Plan de Riesgos
- Crear un Plan de Aceptación
- Crear un plan de comunicación
- Crear un plan de adquisiciones
- Contratar los Proveedores
- Realizar Fase de Verificación
Fuente: Method123 - Project Management Guidebook
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Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.
Guia de Proyecto 
Importante el tema de la planificación, punto de partida para continuar con la organización, posteriormente la ejecución, el monitoreo o seguimiento y finalmente la evaluación.
Saludos Danny, muy buena la calidad de este articulo y de gran importancia para aquellos que se inician en el mundo de la gestión de proyectos, lo único que no veo que incluyas es el Acta de Constitución del Proyecto (ACP), a que se debe?
Hola Kelly, gracias nuevamente por tu valoración. Con relación a tu pregunta, se debe a que el Acta de Constitución del Proyecto-ACP o Project Charter se elabora y aprueba en la Fase de Iniciación del proyecto, el cual se constituye en un documento de entrada para el grupo de procesos de la fase de planificación. Puedes revisar el artículo correspondiente a esta fase.