Hay tres cosas que la mayoría de los Gerentes de Proyectos saben que ocurrirán con cierta certeza: la muerte, el pago de los impuestos y la corrupción del alcance del proyecto. (Hardold Kerzner, Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards).
Tal y como hemos señalado en las publicaciones anteriores que se refieren al alcance, la correcta definición de este y su apropiada gestión pueden garantizar el éxito del proyecto. Sin embargo, asumiendo lo planteado por Kerzner, es muy probable que nos enfrentemos a la corrupción del alcance o «scope creep» en nuestros proyectos. Ahora bien, ¿Qué es la corrupción del alcance o «scope creep»? ¿Cuáles son las causas que lo provocan?
¿Qué es la corrupción del alcance?
Por ‘posicionamiento de marca’ es probable que de forma errónea e injusta al leer en el título la palabra ‘corrupción’ pensaras y asociaras el término a algunos gobernantes y partidos políticos. ¡Incorrecto!
La corrupción del alcance se refiere a la continua mejora de los requerimientos y características del proyecto a medida que los entregables son desarrollados. La corrupción del alcance es vista como el aumento del alcance del proyecto producido por cambios no deseados que obran en detrimento del proyecto, debido a que incrementan los costos y alargan los tiempos. Desde otra perspectiva, y aceptando que lo anteriormente expuesto es cierto, la corrupción del alcance puede también producir resultados favorables, tales como mejoras que provean ventajas competitivas al producto, además de satisfacer al cliente, si los cambios en el alcance son vistos para proporcionar un valor adicional al entregable final.
La corrupción del alcance puede ocurrir en cualquier proyecto y en cualquier industria, aunque es más frecuentemente asociada a los proyectos de desarrollo de sistemas de información. De igual forma, los cambios en el alcance pueden ocurrir en cualquier fase del ciclo de vida del proyecto.
¿Cuáles son las causas de la corrupción del alcance?
Para poder prevenir la corrupción del alcance es necesario conocer las causas que lo provocan. Las causas son numerosas, y es ilusorio creer que todas estas causas se pueden prevenir. Muchas de estas están más allá del control del director del proyecto, a pesar de que para algunas de ellas podemos establecer métricas que funcionan como una señal de advertencia temprana. Algunas causas están relacionadas con la corrupción del alcance del negocio y otras son parte de la corrupción del alcance por razones técnicas.
1. Entendimiento pobre del requerimiento
Esto ocurre cuando aceptamos o nos lanzamos de forma apresurada en un proyecto sin entender completamente qué tiene que hacerse.
2. Requerimientos pobremente definidos
A veces los requerimientos son pobremente definidos, por lo que tienes que hacer numerosas asunciones, y a medida que vamos avanzando en las fases del proyecto, nos damos cuenta de que algunas asunciones ya no son válidas.
3. Complejidad
Cuanto más complejo es el proyecto, mayor será el impacto de la corrupción del alcance. Creer que se puede ofrecer más de lo que se puede producir y ser demasiado ambiguo en un proyecto complejo a menudo resulta desastroso.
4. Profundizar demasiado
Cuando un proyecto es iniciado usando solo un requerimiento a alto nivel, la corrupción del alcance se puede esperar cuando nos involucramos en las actividades detalladas en la estructura de desglose del trabajo.
5. Comunicación pobre
Una pobre comunicación entre el Gerente de Proyectos y los actores interesados puede producir requerimientos mal definidos y una mala interpretación del alcance.
6. Expectativas no entendidas
Dependiendo de cómo el alcance sea definido, los actores interesados y clientes tendrán expectativas sobre los resultados del proyecto. Una falla en la comprensión de estas expectativas puede producir cambios costosos.
7. Exceso de características y funcionalidades – ‘featuritis’
Este es también llamado ‘gold-plating’ o enchapado en oro del proyecto y ocurre cuando el equipo de proyecto agrega por su propia cuenta características y funcionalidades innecesarias.
8. Perfeccionismo
Esto ocurre cuando el equipo de proyecto inicia cambios en el alcance con el objetivo de exceder las especificaciones y requerimientos en vez de sólo cumplir con estos. El equipo de proyecto puede ver esto como una oportunidad o chance para la gloria.
9. Promoción profesional
La corrupción del alcance puede requerir recursos adicionales, quizás haciendo al Gerente de Proyectos más poderoso ante los ojos de la alta gerencia. La corrupción del alcance también alarga el proyecto y proporciona a los miembros del equipo un mayor tiempo de permanencia.
10. Presión del mercado
Algunos proyectos inician con expectativas altamente optimistas. Si el negocio ejerce presión sobre el Gerente de Proyectos para acometer una irrealista fecha de lanzamiento de producto, entonces el Gerente de Proyectos puede necesitar reducir funcionalidades. Esto podría ser más o menos costoso basado en donde la reducción del alcance se produzca.
11. Regulaciones gubernamentales
Cumplimiento con la legislación y cambios regulatorios pueden causar costosos cambios al alcance.
12. Decepción
Algunas veces sabemos muy bien de antemano que el establecimiento del trabajo por parte del cliente tiene huecos y deficiencias. En vez de informar al cliente acerca del trabajo adicional que será requerido, presentamos nuestra oferta basada en el alcance original, y después de la adjudicación del contrato, presionamos para producir rentables cambios al alcance.
13. Cláusulas penales
Algunos contratos tienen cláusulas de penalización por retraso en la entrega. Empujando cambios en el alcance (tal vez innecesarios) que alargarían el cronograma de actividades, el director del proyecto puede ser capaz de evitar cláusulas de penalización.
14. Satisfacer al cliente
Algunos clientes requerirán buenos pero no necesarios cambios después de que el contrato inicie. Aunque puede parecer agradable satisfacer al cliente, siempre diciendo «si» no garantiza la continuación del trabajo.
15. Control de cambio pobre
El propósito de los procesos de control de cambios es prevenir los cambios innecesarios. Si el proceso de control de cambio es meramente un sello gomígrafo que aprueba las solicitudes del director del proyecto, entonces se producirá la corrupción del alcance.
Conocido el significado de la corrupción del alcance y las causas que la producen, nos queda definir las medidas preventivas y correctivas para evitarla o manejarla. Este tema será tratado en la siguiente publicación.
Si quieres seguir desarrollando tu carrera profesional y recibir interesantes artículos
Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.
Guia de Proyecto 
Deja un comentario